Cartórios do Brasil devem se adequar à regras de tecnologia da informação

A Corregedoria do Conselho Nacional de Justiça publicou em 2018 um provimento que estabelece padrões mínimos de estrutura de tecnologia da informação para todos os cartórios do país. O provimento nº 74, de 31 de julho de 2018, destaca a necessidade de segurança das informações que são registradas nos cartórios. Afinal, eles guardam informações de todos os brasileiros.

Essa necessidade de segurança das informações é crescente no mundo em que vivemos. Cada dia mais estamos conectados em rede, podendo acessar qualquer arquivo de qualquer lugar. Essa praticidade trouxe ganhos incríveis para o dia a dia dos indivíduos e para as empresas. Entretanto, é preciso se certificar de que não há brechas para que alguém acesse indevidamente aquelas informações.

Quando se fala em cartório, já se imagina um local com livros e mais livros de registros de todos os tipos. Nascimentos, óbitos, casamentos, divórcios, transações comerciais, registro de imóveis e anotações das mais diversas. Entretanto, num processo que já dura mais de uma década, os registros estão sendo digitalizados, tanto os novos, como alguns antigos.

As informações de referências que eram números de livros e páginas agora são matrículas em um sistema, que podem ser acessadas muito mais facilmente. Isso é muito bom, mas é preciso ter muito cuidado.

Por que segurança nos cartórios?

As informações mais antigas estão registradas em livros nos cartórios. Esses livros são peças únicas de registros e, uma vez que eles se percam – por ação criminosa ou por uma fatalidade como incêndio ou enchente – aquelas informações se perdem. O que o cidadão carrega consigo é uma certidão de uma informação que está no livro. Quando começou o processo de digitalização, a possibilidade de perda dos registros diminuiu drasticamente, afinal, arquivos digitais podem ser copiados facilmente e armazenados em mais de um local, por meio de backups.

Se é simples fazer um backup, qual a necessidade do provimento? A necessidade é o estabelecimento de padrões mínimos, não só de backup, mas de acesso às informações. O serviço ao público não pode ser interrompido por muito tempo.

Vamos entender a estrutura dos cartórios no Brasil. Cartório é um serviço público, exercido em caráter privado por delegação do poder público, regulamentado pela Lei nº 8.395/94. Segundo a Associação dos Notários e Registradores do Brasil (ANOREG/BR), entidade que representa o setor, há 13.627 cartórios, das diversas naturezas, distribuídos em todos os 5.570 municípios do Brasil. Há pelo menos um por município.

A grande questão é que cada cartório é uma pessoa jurídica independente. O seu titular tem autonomia quanto à escolha da estrutura a ser montada. Em um país tão grande como o Brasil, é compreensível que haja diferenças entre um e outro. Mas assim como há grandes estruturas nas cidades maiores, há cartórios que dispõem apenas de um computador em cidades pequenas. Dessa forma, o provimento vem garantir os padrões mínimos.

Que padrões são esses?

O provimento divide os cartórios em três categorias, de acordo com o valor de sua arrecadação semestral. À medida que a arrecadação seja maior, há mais exigências, mas são todas na mesma linha. De forma resumida, os padrões são:

• Busca de um serviço de energia elétrica estável, instalado com os devidos aterramentos. 
• Acesso à internet com uma conexão com no mínimo 2 megabits por segundo (Mbps) para a primeira categoria e 10 Mbps para a categoria mais alta.
• Serviço de e-mail específico para o cartório, para que sejam recebidas as correspondências digitais oficiais
• Espaço físico para a instalação dos equipamentos, como servidores e switches, com controle de acesso e refrigeração adequada.
• Uso de nobreaks compatíveis com os equipamentos usados que tenham autonomia de pelo menos 30 minutos.
• Serviço de armazenamento (storage), físico ou virtual
• Serviço de cópias de segurança na internet (backup em nuvem)
• Servidor de alta disponibilidade que permita a retomada do atendimento à população em até 15 minutos após a pane do servidor principal.
• Uso de impressoras e scanners
• Licenciamento de softwares para uso comercial e uso de antivírus e outros programas de segurança
• Configuração de rede com proxy e firewall
• Mão de obra especializada, de acordo com o porte do cartório que pode ser dois ou três funcionários especializados contratados pelo cartório ou por meio de contrato com empresa terceirizada especializada.

Como implementar as regras determinadas pelo provimento?

As determinações do provimento já estão em vigor. Portanto, a necessidade é imediata. Atender todos as exigências determinadas no provimento pode demandar tempo e dinheiro. Entretanto, a contratação de uma empresa da área de tecnologia da informação que seja especializada neste serviço pode ser uma boa solução. 

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