em 6 de outubro de 2022

A necessidade de ajustar seu cartório ao Provimento nº 134/2022

em 6 de outubro de 2022

Modernizar cartórios e atualizar seus registros deixou de ser um futuro promissor para se tornar um destino certo. O uso de tecnologia e a proteção de dados são ações que precisam ser implementadas pelos notários e registradores brasileiros, os quais deverão tratar tais melhorias como prioridade de agora em diante. Isso é reflexo do Provimento nº 134/2022, norma elaborada pela Corregedoria Nacional de Justiça e publicada pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

Neste artigo, você entenderá melhor o Provimento nº 134/2022 e aprenderá como adaptar seu cartório à iminente realidade definida para ele. Boa leitura!

Provimento nº 134/2022: o que é?

O Provimento nº 134/2022 da Corregedoria Nacional de Justiça, disponibilizado em 15 de setembro de 2022, estabelece um roteiro para guiar as serventias extrajudiciais, também chamadas de cartórios, na gestão de dados pessoais, determinando procedimentos técnicos e medidas a serem observadas dentro da Lei 13.709/18, mais conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

Em um documento robusto, a Corregedoria esmiuça tópicos pertinentes ao assunto, como a governança do tratamento de dados, a designação de seus encarregados e a capacitação de todos os envolvidos no processo; o mapeamento das atividades de tratamento; a revisão dos contratos; a elaboração dos relatórios de impacto; a implementação de medidas de segurança, técnicas e administrativas; e a transparência das atividades de tratamento.

Se for considerada a quantidade de informações pessoais gerenciadas por cada cartório situado no Brasil, ficará evidente a importância da norma. Lavrar escrituras públicas, reconhecer firmas, autenticar cópias de documentos e registrar certidões de nascimento, casamento e óbito são umas das inúmeras atividades executadas pelas serventias extrajudiciais em seu dia a dia.

Qual a relação entre o Provimento nº 74/2018 e o Provimento nº 134/2022?

O Provimento nº 74/2018 versa, especificamente, sobre tecnologia da informação e seus padrões mínimos para garantir segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade das atividades desempenhadas pelos serviços notariais e de registro do Brasil.

Ele e o Provimento nº 134/2022 tratam de assuntos similares: padrões mínimos a serem adotados no âmbito da Tecnologia da Informação (TI) dentro das serventias extrajudiciais, no caso do primeiro, e adequação à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, no que se refere ao segundo.

Conhecê-los e compreender a correlação entre eles ajudará os notários e oficiais de registro a aplicar melhor o que foi solicitado pela Corregedoria Nacional de Justiça e, consequentemente, ajustar seu cartório às exigências propostas. Afinal, não há que se falar em segurança e privacidade sem a proteção devida dos dados dos usuários.

O que fazer com as recomendações do Provimento nº 134/2022?

Para fortalecer a cultura de proteção de dados pessoais nos cartórios, foram sugeridas algumas ações iniciais, como o mapeamento das atividades de tratamento, a adoção de medidas de transparência, a elaboração de Políticas de Segurança da Informação e de Privacidade e Proteção de Dados, entre outras.

Há, ainda, a menção ao “gap assessment”, que consiste na avaliação de vulnerabilidades detectadas com base no mapeamento inicial feito pelos serviços notariais e de registro. Além disso, a comunicação dos incidentes de segurança, prevista no Provimento nº 134/2022, é outro ponto que merece a atenção dos cartórios.

O art. 13. do documento determina, também, que “O plano de resposta a incidentes de segurança envolvendo dados pessoais deverá prever a comunicação, pelos responsáveis por serventias extrajudiciais, ao titular, à Autoridade Nacional de Proteção de Dados, ao Juiz Corregedor Permanente e à Corregedoria Geral da Justiça, no prazo máximo de 48 horas úteis, contados a partir do seu conhecimento.”

Como a BTN Soluções pode ajudar você a adequar seu cartório ao Provimento nº 134/2022?

No artigo 9º da norma diz que “Os responsáveis pelas serventias extrajudiciais deverão exigir de seus fornecedores de tecnologia, automação e armazenamento a adequação às exigências da LGPD quanto aos sistemas e programas de gestão de dados internos utilizados.”

Essa e outras exigências podem ser respeitadas com a adoção da TI Fácil, uma Central de Serviços de TI desenvolvida pela BTN Soluções. Ela permite, dentre outras coisas, monitorar e administrar os servidores e ativos de rede e acompanhar as rotinas de backup.

Além da TI Fácil, há também os Serviços em Nuvem, igualmente prestados pela BTN Soluções. Ao adotá-los, é possível colocar o servidor na nuvem, o que reduz o consumo de energia e as paradas operacionais, e fazer um monitoramento ativo, capaz de elevar o nível de segurança da operação e de compilar dados para tratamento de problemas a curto, médio e longo prazo.

Que tal, então, atualizar o seu cartório para que ele se enquadre às exigências do Provimento nº 134/2022? Solicite-nos já uma demonstração, será um prazer atendê-lo!